Registro Civil 2.0: casi un siglo de nacimientos, bodas y defunciones al alcance de un clic

El próximo mes de mayo, Aragón se convertirá en la primera comunidad autónoma con todos los archivos de su Registro Civil digitalizados. De esta forma, además de realizar telemáticamente las nuevas inscripciones, toda la información sobre nacimientos, bodas o fallecimientos inscritos en sus municipios podrán consultarse sin necesidad de acudir a los legajos de papel que se acumulan en los archivos desde 1870, año en el que se introdujo en España la obligatoriedad del Registro Civil.

Desde esa fecha, son miles los volúmenes que se acumulan en los juzgados de las cabeceras de partido judicial y en los ayuntamientos del resto de municipios. Libros en los que está anotada toda la información civil sobre sus habitantes, nacimientos, bodas, hijos o fecha de defunción. Una anotación que, hasta 2008, se hacía a mano, añadiendo asientos a medida que crecía esta información.

En este año, la normativa cambió y obligó a digitalizar los datos de los registros civiles posteriores a 1950 en las capitales de provincia y cabezas de partido judicial de toda España. Una medida que Aragón ha extendido a todos los municipios, llegando a ampliar incluso el plazo temporal. Por ejemplo, en Teruel los nacimientos se registran digitalmente desde 1920 y las defunciones desde 1935. 

En el programa Objetivo, de Aragón TV, nos explicaban este jueves cómo se pone al alcance de la mano esta información imprescindible, ya que es la prueba oficial para todos aquellos actos y trámites jurídicos, públicos o privados, en los que es necesario demostrar un hecho o acto de estado civil. Las ventajas saltan a la vista y benefician tanto a los usuarios del registro, haciendo la relación con la administración más ágil y fluida, como a los  funcionarios encargados de él, que debían manejar una gran cantidad de volúmenes e índices para localizar la página en la que se encontraba la inscripción del ciudadano que busca la certificación. Algo que no siempre es fácil, ya que la falta de espacio obligaba a realizar inscripciones de tamaño minúsculo con una caligrafía no siempre fácil de entender. 

Pero además, como estos libros del registro civil se encuentran en los ayuntamientos, había que ir al Consistorio personalmente a solicitar el certificado en cuestión, o enviar la solicitud por escrito y esperar la respuesta, que podía demorarse semanas, según la carga de trabajo del momento, apunta Ricardo Bueno, gestor procesal y administrativo. “En cambio, ahora, digitalizados los archivos, es prácticamente inmediato. Simplemente, hay que introducir el nombre y apellidos de la persona, dar al botón de consultar, y ya tienes el certificado”, explica.

Un trabajo minucioso para mayor seguridad

Pero para poder pasar toda esa información a soporte informático, ha sido necesario transportar los tomos desde los lugares en los que se custodiaban a los centros de digitalización. “Hacen una foto aérea de cada página del libro, y en esa página escaneada introducen el nombre y apellidos de la persona, la fecha de nacimiento, matrimonio o defunción, en función del tipo de inscripción. E incorporan los datos y la imagen escaneada al programa”, apunta Bueno. 

“Posteriormente, el Gobierno de Aragón hace una comprobación de la calidad de esa digitalización, viendo que las imágenes sean correctas y que los nombre y apellidos coinciden con los de la persona", añade a la explicación.

Y una vez registrados, esos tomos con miles y miles de inscripciones, volverán a su sitio, y ya no habrá que tocarlos más, lo que ayudará también a su preservación física, señala la Ángeles Júlvez, directora general de Justicia. “Evitamos que esos libros, muchos ya con un cierto deterioro, no sigan estropeándose, porque están metidos en el sistema y ya no hay que consultarlos ni manejarlos”, apunta.

En total, en Aragón se han digitalizado hasta el momento más de 5.100 libros y faltan ahora mismo unos 5.300 más, labor que habrá concluido en mayo. El objetivo es pasar a formato digital los archivos de todos los municipios. "Hemos sido los primeros en tener una provincia completamente digitalizada, que fue Teruel, y en mayo, si todo va como lo previsto, seremos la primera comunidad autónoma con tener sus 731 municipios totalmente digitalizados sus libros de Registro Civil, asegura la directora general.

Y no solo va a ser la primera, sino que servirá de modelo a seguir. “Otras comunidades autónomas que están como estábamos antes nosotros, nos han pedido nuestros modelos de contrato y, sobre todo, el pliego de prescripciones técnicas", añade.

Formación

Una vez trasvasada toda esa información a formato digital, también ha sido necesario formar a los funcionarios para que puedan manejar el sistema correctamente, hacer las consultas pertinentes o inscribir nuevos asientos. 

"Los cambios siempre generan un trabajo extra, pero es para que luego nos facilite las cosas. Sí, nos va a facilitar las cosas", asegura Carlos Biarge, uno de los secretarios interventores de la Comunidad, que participa en uno de los cursos de formación. 

“Eso es fundamental para los municipios pequeñitos, en los que tenemos tan pocos medios", apunta otra funcionaria en pleno proceso de formación.

Pero la digitalización de los registros no solo beneficia a los ciudadanos y a los funcionarios, sino que ahora los investigadores genealógicos también consiguen un más fácil acceso a la información.  Ventaja que se multiplica cuando median miles de kilómetros de distancia. Es el caso de Nil Sarraseca, investigadora argentina. "Mando una solicitud por mail a la noche, y cuando me despertaba ya tenía el documento en mi correo, y me decían que en unos días me está llegando a su casa el acta legalizada".

Son las ventajas del paso del papel al soporte informático, inmediatez en el acceso a la información, mayor seguridad y una relación entre el ciudadano y la Administración más fluida.